Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Datenerfassung auf dieser Website

2.1 Welche Daten erheben wir?

Wir erheben und verarbeiten folgende Daten:

• Registrierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-Typ, Zugriffszeitpunkt
• Hochgeladene Dokumente: Ihre Geschäftsdokumente (Rechnungen, Belege, etc.)
• Zahlungsdaten: Rechnungsinformationen (über sichere Zahlungsdienstleister)

2.2 Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden verarbeitet für:

• Bereitstellung der Rechnungsheld-Dienste
• KI-gestützte Dokumentenanalyse und -verwaltung
• Vertragserfüllung und Abrechnung
• Technische Administration und Sicherheit
• Inhaltsmoderation zum Schutz aller Nutzer

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Sicherheit, Betrugsbekämpfung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre Einwilligung (wo erforderlich)

4. Speicherort und Sicherheit

Speicherort: Ihre Daten werden ausschließlich in EU-Rechenzentren gespeichert, die höchste Sicherheitsstandards erfüllen.

Sicherheitsmaßnahmen:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS/SSL)
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Zugriffskontrolle und Protokollierung
• Automatische Inhaltsmoderation zum Schutz vor illegalen Inhalten

5. Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn:

• Sie ausdrücklich eingewilligt haben
• Eine gesetzliche Verpflichtung besteht
• Dies zur Durchsetzung unserer AGB erforderlich ist
• Behörden im Rahmen rechtlicher Verpflichtungen Anfragen stellen (z.B. bei illegalen Inhalten)

Dienstleister: Wir nutzen vertrauenswürdige Dienstleister (z.B. Cloud-Hosting, Zahlungsabwicklung), die vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet sind.

6. Speicherdauer

Ihre Daten werden gespeichert:

• Nutzerkonto: Solange Ihr Account aktiv ist
• Nach Kündigung: 30 Tage zur Wiederherstellung, dann vollständige Löschung
• Rechnungsdaten: Bis Sie diese selbst löschen (Sie können Ihre Daten jederzeit entfernen)
• Logs: Maximal 90 Tage für Sicherheitszwecke

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Informationen über gespeicherte Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur falscher Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Datenexport in gängigem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: [email protected]

8. Cookies, Analytics & Tracking

8.1 Essenzielle Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für:

• Cookie-Einstellungen (rh_consent)
• Sicherheitsfunktionen

8.2 Analyse- & Marketing-Dienste (mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir:

• Google Analytics 4: Zur Analyse der Website-Nutzung (Messungs-ID: G-DLLNNT1911)
• Google Ads: Conversion-Tracking für Werbezwecke (ID: AW-17886415008)
• Microsoft UET (Bing Ads): Conversion-Tracking für Microsoft-Werbung (Tag-ID: 343246747)
• Microsoft Clarity: Heatmaps und Session-Replays zur UX-Optimierung (Projekt: wj6omu3mxg)
• Meta Pixel (Facebook/Instagram): Conversion-Tracking und Audience-Bildung für Werbeanzeigen auf Meta-Plattformen (Pixel-ID: 2125378358009088)

Erfasste Daten: Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunft, Geräteinformationen, anonymisierte IP-Adresse, Conversion-Events. Meta Pixel setzt die Cookies _fbp und ggf. _fbc (Click-ID) auf .rechnungsheld.at, damit Conversions sowohl auf der Marketing-Site als auch in der App (app.rechnungsheld.at) zugeordnet werden können.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung via Cookie-Banner). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Cookie "rh_consent" löschen oder über die Cookie-Einstellungen erneut auswählen.

Datenübermittlung: USA mit EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung, Microsoft Datenschutzerklärung, Meta Datenschutzerklärung.

8.3 Google-Rezensionen

Im Bereich Kundenstimmen zeigen wir Rezensionen aus unserem Google-Unternehmensprofil (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Texte, die Bewertung und die Anzahl ruft unser Server über die offizielle Google- Places-Schnittstelle ab und speichert sie für 24 Stunden zwischen. Beim Anzeigen der Rezensionstexte wird daher keine Verbindung von Ihrem Browser zu Google aufgebaut, und es werden keine Cookies gesetzt.

Profilbilder: Google verlangt bei der Anzeige die Nennung der rezensierenden Person samt Verweis auf ihr Google-Profil. Deren Profilbild wird direkt von einem Google-Server geladen. Dabei werden Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen an Google übertragen. Ist kein Profilbild vorhanden, zeigen wir stattdessen den Anfangsbuchstaben des Namens.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der von Google vorgeschriebenen Quellenangabe und an nachvollziehbaren, echten Kundenbewertungen).

Bewertungslink: Die Schaltfläche "Auf Google bewerten" ist ein reiner Verweis. Es werden keine Inhalte von Google nachgeladen und keine Daten übertragen, solange Sie den Link nicht anklicken.

8.4 Verbundenes E-Mail-Postfach (Google / Microsoft)

In den Einstellungen können Sie optional Ihr eigenes E-Mail-Postfach mit Rechnungsheld verbinden, damit Rechnungen, Angebote und Mahnungen direkt von Ihrer eigenen Adresse versendet werden. Die Verbindung erfolgt über das offizielle OAuth-Verfahren von Google bzw. Microsoft — Ihr Passwort wird uns dabei zu keinem Zeitpunkt bekannt.

Umfang der Berechtigung: Wir fordern ausschließlich den Bereich gmail.send (Google) bzw. Mail.Send (Microsoft) an. Diese Berechtigung erlaubt nur das Versenden von E-Mails in Ihrem Namen. Ein Lesen, Ändern oder Löschen von Nachrichten in Ihrem Postfach ist damit technisch ausgeschlossen. Zusätzlich lesen wir über userinfo.email lediglich Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen in den Einstellungen anzuzeigen, welches Konto verbunden ist.

Verwendung: Der Versand erfolgt ausschließlich auf Ihre Veranlassung — entweder durch Klick auf "Senden" oder über einen von Ihnen selbst eingerichteten Zeitplan für wiederkehrende Rechnungen. Es werden keine E-Mails ohne Ihr Zutun versendet. Inhalte der versendeten E-Mails werten wir nicht aus.

Speicherung: Wir speichern das von Google bzw. Microsoft ausgestellte Zugriffstoken (Refresh Token) verschlüsselt auf unseren Servern innerhalb der EU sowie die verbundene E-Mail-Adresse. Diese Daten werden ausschließlich zum Versand verwendet, nicht an Dritte weitergegeben, nicht verkauft und nicht für Werbung oder zum Training von KI-Modellen genutzt.

Widerruf und Löschung: Sie können die Verbindung jederzeit in den Einstellungen von Rechnungsheld trennen oder in Ihrem Google- bzw. Microsoft-Konto widerrufen. Beim Trennen wird das gespeicherte Token unverzüglich und vollständig gelöscht. Ohne verbundenes Postfach versendet Rechnungsheld wie bisher über die eigene Absenderdomain.

Limited Use: Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Rechnungsheld über Google-APIs erhält, unterliegt den Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Verwendung (Limited Use).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Ihre ausdrückliche Einwilligung im OAuth-Dialog, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung.

9. Inhaltsmoderation

Zum Schutz aller Nutzer und zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben setzen wir automatisierte Systeme zur Inhaltserkennung ein:

• Erkennung illegaler Inhalte (CSAM, Malware, etc.)
• Hashbasierter Abgleich mit Datenbanken bekannter illegaler Inhalte
• Bei Verdacht erfolgt eine Meldung an Behörden gemäß gesetzlicher Verpflichtung

Dies dient der Sicherheit und ist gesetzlich vorgeschrieben.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Website: www.dsb.gv.at