Rechnung erstellen

1. Seitenleiste → Rechnungen → Ausgangsrechnungen → Neue Rechnung.
2. Rechnungsempfänger: Im Feld Kontakt den Namen tippen und auswählen — oder Neuen Kontakt erstellen.
3. Rechnungsdetails: Datum, Nummer (wird automatisch vergeben) und Zahlungsziel. Weicht das Leistungsdatum ab, setz den Haken bei Abweichendes Leistungsdatum und wähle ein Datum oder einen Zeitraum.
4. Positionen: Produkt oder Beschreibung tippen, Menge, Preis und USt. prüfen. Weitere Zeilen mit Position hinzufügen.
5. Oben rechts im Kopf der Positionen wechselst du zwischen Brutto und Netto.
6. Mit Vorschau siehst du die Rechnung so, wie sie als PDF aussieht.
7. Speichern legt einen Entwurf an. Entwürfe kannst du jederzeit weiter bearbeiten.

Kopf- und Fußtexte, Skonto, Sprache und E-Rechnung findest du unter Erweiterte Optionen. Kopf- und Fußtext formatierst du über die kleine Leiste über dem Feld: Fett, Kursiv, die Schriftgröße der Zeile (Klein, Normal, Groß) sowie Linksbündig, Zentriert und Rechtsbündig je Zeile. Dieselbe Leiste gibt es bei den Positionen unter Details hinzufügen. Deine Standardtexte unter Einstellungen → Texte lassen sich genauso formatieren und kommen so in jeden neuen Beleg. Wie die Anrede sich jedem Kunden anpasst: Standardtexte und Anrede.

Tipp: Schneller per Chat — im Assistenten reicht „Rechnung für Muster GmbH, 3 Stunden Beratung à 90 Euro". Der Entwurf erscheint sofort als Vorschau.

Wie es danach weitergeht: Rechnung finalisieren und versenden.

Rabatt und Zuschlag auf die ganze Rechnung

Unter den Positionen stehen neben Position hinzufügen die Links Gesamtrabatt und Zuschlag. Jeder öffnet eine Zeile mit Bezeichnung (z. B. „Treuerabatt" oder „Energiekostenzuschlag"), Wert und dem errechneten Betrag; das × entfernt sie wieder.

• Gesamtrabatt: in Prozent oder, nach Klick auf %, als Euro-Betrag.
• Zuschlag (z. B. Energiekosten-, Fracht- oder Mautzuschlag): in Prozent. Beim Tippen der Bezeichnung schlägt Rechnungsheld deine bisherigen Zuschläge mit dem zuletzt verwendeten Prozentsatz vor.

Gerechnet wird in dieser Reihenfolge: Positionen − Rabatt + Zuschlag = Netto, darauf die Umsatzsteuer. Der Zuschlag gehört zum Entgelt und bekommt denselben Steuersatz wie die Leistungen; hat die Rechnung mehrere Steuersätze, teilt Rechnungsheld ihn anteilig auf und zeigt die Umsatzsteuer je Satz mit ihrer Basis. Den Zuschlag als Standard für einen Kunden hinterlegst du im Kontakt unter Weitere Angaben.

Häufige Fragen

Kleinunternehmer — wie kommt der Hinweis auf die Rechnung?

Automatisch. Ist in den Einstellungen die Kleinunternehmerregelung aktiv, rechnet Rechnungsheld ohne Umsatzsteuer und druckt den gesetzlichen Hinweis auf jede Rechnung.

Wie stelle ich eine Rechnung ins EU-Ausland (Reverse Charge)?

In der Karte Steuerfall Reverse Charge wählen (Leistung an eine Firma im EU-Ausland oder Bauleistung für eine Baufirma) oder EU-Warenlieferung (Ware an eine Firma in einem anderen EU-Land). Steht im Kontakt ein EU-Land, schlägt Rechnungsheld den passenden Steuerfall selbst vor. Die UID-Nummer des Kunden muss im Kontakt stehen.

Offizielle Quellen

• § 4 UStG – Bemessungsgrundlage
• § 6 UStG – Steuerbefreiungen
• § 11 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 19 UStG – Steuerschuldner, Entstehung der Steuerschuld
• Art. 7 UStG (Binnenmarkt) – Innergemeinschaftliche Lieferung
• USP – Kleinunternehmen (Regelung seit 1. Jänner 2025)
• USP – Reverse Charge System